Stickprovsrevisioner och uppföljning
För att se till att ursprungsmärkningens kriterier efterlevs görs stickprovsrevisioner, som utförs av fristående certifieringsorgan på uppdrag av Svenskmärkning AB.
Det är viktigt med revisioner av flera skäl. Konsumenten ska kunna känna förtroende och lita på att märkningen står för det den lovar. Som märkesanvändare är det en trygghet att veta att märkningen hanteras korrekt av andra företag. Revisionen är också en hjälp att fånga upp eventuella egna avvikelser.
Detta gäller för stickprovsrevisioner
Stickprovsrevisioner görs av fristående certifieringsorgan hos de företag som använder märket och företagets eventuella legoproducenter. Det är varumärkesägaren som ska säkerställa att certifieringsorganen får tillträde till den egna och legoproducenternas verksamhet och anläggningar, för att kunna verifiera att regelverket följs. En legoproducent behöver alltså inte själv vara ansluten till märkningen. Det anslutna företaget ska även göra en årlig internrevision samt säkerställa att internrevision görs hos legoproducenter.
Mer om detta och frågorna som ställs vid en revision kan du läsa i Regelhandboken och checklistorna
Checklistor – vilken gäller för ditt företag?
Det finns fyra olika checklistor. Du använder den eller de som gäller för er produktion.
Checklista 1
Används av företag som anlitar legoproducenter.
Checklista 2
Används av företag som har produktion.
Checklista 3
Används av kedjeanslutna restauranger.
Checklista 4
Används för prydnadsväxter och plantskolor.
Ladda ned checklistorna här!
Checklistorna finns i Bilaga 1 under Regler och avtal. Följ punkterna i checklistan och gör en internrevision.
Så förbereder du dig för en revision
Alla företag som är anslutna till märkningen kommer någon gång få besök av en revisor, och revision kommer också göras hos eventuella legoproducenter. När det är dags kontaktar en revisor er för att boka en tid. Förbered dig så här:
1. Reglerna och portalen
Läs igenom reglerna och kontrollera att era uppgifter i portalen är aktuella och korrekta.
2. Internrevision
Se till att ni har genomfört en internrevision (se bilaga 1). Internrevision ska göras årligen i er verksamhet. Även eventuella legoproducenter ska genomföra en internrevision.
3. Leverantörsförsäkran
Se också till att ni har leverantörsförsäkran för de svenska råvarorna tillgängliga. En leverantörsförsäkran är ett dokument med uppgifter om att råvarorna har svenskt ursprung och lever upp till kriterierna i kapitel 5. Det är tryggt att veta att era leverantörer levererar råvara som lever upp till kriterierna. Revision kommer att titta på den dokumentationen för de råvaror som är aktuella för er. Här finns ett exempel och mall att ladda ned för hur en leverantörsförsäkran kan se ut.
4. Legoproducenter
Säkra att era eventuella legoproducenter förstår och följer regelverket och har dokumenten på plats, så att de också är väl förberedda på stickprovsrevision.
5. Massbalansberäkning
Det kan också vara bra att veta att en massbalansberäkning kommer att göras under revisionen. Detta är för att se att mängden såld produkt inte överstiger vad som är rimligt baserat på de inköp som gjorts. Huvudsyftet med massbalansberäkningar är att stävja bedrägerier, men är också ett användbart verktyg för att se över sin produktion för att hitta förbättringar, exempelvis hitta svinn. Vid massbalansberäkningar utser revisorn ett stickprov på en märkt produkt och räknar så att in- och utflöde stämmer överens under en viss tidsperiod. Ni bistår revisorn med exempel på fakturor/följesedlar från er leverantör och ut till kund, samt eventuellt lagersaldo. Revision räknar på detta och tar då även hänsyn till svinn och bearbetning. Ta hjälp av din revisor om du behöver hjälp eller stöd.
6. Revision
En revision beräknas ta cirka 2 timmar. Uppkommer det avvikelser ska ni svara på dem inom 14 kalenderdagar.
Har du frågor?
Uppstår det frågor innan, under eller efter revision kontaktar du Ulrika Norvell, kvalitetsansvarig, Svenskmärkning AB. Till kontaktsidan
Vad tycker företagen och certifieringsorganen om stickprovsrevisionerna?
Läs intervjuerna med Atria, Våffelbagaren, Restaurang Mando, SydGrönt, charkföretaget Jojjen och certifieringsorganet Kiwa. Intervjuerna ser i spalten intill och på sidan Nyheter för företag
Tre snabba frågor & svar om stickprovsrevision har du här
Atria: ”Kunskapsspridning åt båda håll”
– Att det är en fristående standard ger en tyngd och signalerar kvalitet och trovärdighet. De här mervärdena får du inte med en ”egen” märkning. Revisionerna bidrar också till att båda parter har möjlighet att utvecklas hela tiden, det blir en tvåvägskommunikation, säger Maria Skoglund, Regulatory Affairs Officer, Atrias. Läs mer
Våffelbagaren: ”Välkommet tillfälle att utvecklas”
– Vi förbereder aldrig något inför en revision, skulle revisorerna – mot förmodan – hitta någonting så åtgärdar vi det och blir ännu bättre. Det är ju lite det som är meningen med en revision. Mitt jobb som kvalitetschef handlar ju också om det – att vi ska bli ännu bättre hela tiden, säger Johnny Håkansson, kvalitet- och HR-chef, Våffelbagaren, ett Orkla-företag till 51 procent. Läs mer
Restaurang Mando: ”Skapar ordning och reda”
– Det är bra att det ställs höga krav för att få använda Kött från Sverige-märkningen. Det kan vara lite tufft i början men när man väl har byggt upp ett dokumenteringssystem så rullar det på, då har man ju satt rutinerna. Jag tycker att det är roligt att skapa ordning och reda och att ha bra koll på de dagliga kontrollerna, säger Johan Ryd, köksmästare och delägare, restaurang Mando Steakhouse. Läs mer
Jojjen: ”Revisioner håller systemen fräscha”
– Det är positivt med regelbundna kontroller. Det gör att vi håller våra system fräscha. Det säger Philip Hirschman på charkföretaget Jojjen. Läs mer
SydGrönt: ”Viktigt med en tredjepartskontroll”
– Det är viktigt att det finns en oberoende kontroll. Det ger den nödvändiga tryggheten och seriositeten som krävs, menar Anette Ekstrand på Sydgrönt. Läs mer
Kiwa: ”Enkelt att förbereda sig för en kontroll”
– Det är enkelt att förbereda sig. Reglernas tolkningar hittar du med ett knapptryck på ”Från Sveriges” hemsida, säger Roger Alm på certifieringsorganet Kiwa. Läs mer
Checklistor och andra dokument laddar du ned här.
Vilken gäller för ditt företag?
Här är checklistorna för nedladdning!